Bagaimanakah Cara Mengadakan Mesyuarat Berdasarkan MBTI Supaya Tidak Tersangkut? Peranan dan perkara yang mudah mencetuskan konflik bagi Setiap personaliti dalam Mesyuarat

Tiga kedudukan Tetap apabila mesyuarat menemui jalan buntu

Perkara pertama ialah mencampurkan proses penjanaan idea dan penumpuan. Seseorang masih melontarkan kemungkinan, seseorang telah menetapkan keputusan, kedua-dua belah pihak merasakan pihak sebelah lagi sedang melengah-lengahkan masa. Jika bahagian ini tidak diasingkan, mesyuarat akan terus berlegar-legar di dalam bulatan yang sama.

Perkara kedua ialah tiada siapa yang bertanggungjawab membuat rumusan penutup. Perbincangan berjalan dengan sangat meriah, selepas bersurai tiada siapa yang tahu siapa yang perlu melakukan apa. Ini adalah pembaziran yang paling kerap berlaku, dan ia tidak dapat dirasai serta-merta pada ketika itu.

Perkara ketiga ialah individu yang senyap tidak diambil pendapatnya. Individu yang cenderung kepada introvert memerlukan masa untuk menyusun, panggilan nama secara langsung di tempat kejadian selalunya menghasilkan jawapan yang bersifat pertahanan, manakala pandangan sebenar mereka hanya muncul selepas mesyuarat.

Di bawah dipecahkan mengikut empat dimensi, setiap bahagian memberikan satu kaedah pengendalian yang boleh digunakan di tempat kejadian.

Ekstrovert dan Introvert: Cara Beroperasi yang Bertentangan dalam Mesyuarat

Individu yang cenderung kepada ekstrovert menyusun idea dengan cara bercakap, oleh itu mereka akan mengubah suai semasa bercakap, dan menghampiri maksud sebenar pada ayat ketiga. Ini sangat bernilai dalam peringkat sumbang saran, tetapi akan mengganggu pada peringkat penumpuan.

Individu yang cenderung kepada introvert perlu berfikir habis-habisan terlebih dahulu barulah mereka bercakap, oleh itu dalam perbincangan yang berbalas dengan pantas, mereka hampir tiada peluang untuk mencelah. Apabila mereka sudah bersedia, topik itu telah pun berlalu.

Jurang dalam kumpulan ini menyebabkan satu fenomena Tetap: mesyuarat didominasi oleh individu yang ekstrovert, tetapi resolusi sering kali terlepas pandang risiko yang dilihat oleh individu yang introvert. Risiko-risiko tersebut biasanya bukan tidak terfikir, tetapi tiada peluang untuk disuarakan.

Amalan yang boleh digunakan secara terus: agenda dikeluarkan sehari lebih awal, membolehkan individu yang cenderung kepada introvert mempunyai masa untuk bersedia; semasa perbincangan, tinggalkan satu pusingan untuk "adakah sesiapa yang masih belum bercakap" dan tunggu selama sepuluh saat; isu penting membuka saluran tambahan bertulis selepas mesyuarat.

Penginderaan dan intuisi: Peringkat perbincangan adalah berbeza

Individu yang cenderung kepada penginderaan mengambil berat tentang kebolehlaksanaan: siapa yang buat, bila, menggunakan sumber apa, bagaimana proses semasa disambungkan. Tanpa semua ini, mereka akan merasakan keseluruhan mesyuarat tergantung di udara.

Individu yang cenderung kepada intuisi mengambil berat tentang hala tuju dan kebolehan: mengapa perkara ini perlu dilakukan, adakah terdapat pendekatan lain, apakah bentuknya selepas tiga tahun. Apabila ditanya mengenai perincian terlalu awal, mereka akan berasakan idea tersebut telah dipatahkan sebelum sempat tumbuh.

Konflik yang paling tipikal ialah: golongan intuisi mengemukakan satu hala tuju, golongan penginderaan serta-merta bertanya "kalau begitu siapa yang buat", golongan intuisi berasa dinafikan, manakala golongan penginderaan merasakan pihak sebelah sana tidak realistik. Kedua-dua belah pihak sedang melakukan perkara yang sepatutnya mereka lakukan, cuma urutan bertembung antara satu sama lain.

Amalan yang boleh digunakan secara terus: bahagikan mesyuarat kepada dua bahagian danisytiharkan dengan jelas - bahagian awal hanya menjana idea tanpa menilai, bahagian akhir hanya menumpukan tanpa menambah idea baru. Hanya dengan melafazkan "bahagian ini sekarang tidak membincangkan kebolehlaksanaan" sahaja sudah boleh menyelesaikan separuh daripada geseran.

Pemikiran dan perasaan: Cara penyampaian pendapat yang berbeza

Individu yang cenderung kepada pemikiran menyatakan bantahan dengan terus menyebut masalah: di manakah pelan ini tidak boleh diterima. Mereka berfikir bahawa ini adalah cara bertanggungjawab terhadap sesuatu perkara, dan biasanya tiada niat untuk menyasarkan individu tertentu.

Individu yang cenderung kepada perasaan akan menilai terlebih dahulu sama ada bantahan ini akan melukai orang yang mengemukakan cadangan itu, lalu menyampaikan kata-kata dengan berkias, kadangkala begitu berkias sehingga pihak sebelah sana tidak dapat menangkap bahawa itu adalah penolakan.

Hasilnya ialah: golongan pemikiran menyangka semua orang telah bersetuju, padahal golongan perasaan sebenarnya mempunyai keraguan tetapi tidak didengari. Selepas bersurai, pelaksanaan tidak dapat diteruskan, dan pengerusi hanya tahu ada masalah pada ketika itu.

Pendekatan yang boleh digunakan serta-merta: Tukar penolakan menjadi sistem dan bukannya keberanian — sebelum setiap keputusan penting, Tetap tanyakan soalan ini sekali, "Apakah sebab yang paling mungkin kegagalan pelan ini?". Ubah cara bertanya agar ia menyasarkan pelan dan bukannya individu, maka jenis perasaan akan dapat meluahkannya.

Berprinsip dan fleksibel: Definisi terhadap "penghujung" adalah berbeza

Individu yang cenderung kepada berprinsip memerlukan kesimpulan dan pembahagian tugas yang jelas barulah dianggap selesai mesyuarat, mesyuarat yang tiada kesimpulan adalah mesyuarat yang sia-sia bagi mereka. Oleh itu, mereka akan mendorong semua orang menetapkan keputusan apabila masa hampir tamat.

Orang yang Cenderung fleksibel merasakan berbincang setakat satu tahap sudah memadai, butiran boleh diselaraskan semasa pelaksanaan, ditekan untuk membuat komitmen di tempat kejadian akan mendatangkan tekanan.

Titik geseran dalam kumpulan ini terletak pada "fikirkan semula". Bagi golongan berprinsip, itu bermaksud tiada keputusan, manakala bagi golongan fleksibel, itu adalah untuk mengekalkan fleksibiliti yang perlu. Kedua-dua hujah itu bernas, jadi "fikirkan semula" mesti diberi tempoh masa.

Pendekatan yang boleh digunakan serta-merta: Benarkan kesimpulan "sementara", tetapi wajib disertakan dengan masa semakan semula — "Minggu ini ikut A, Rabu minggu depan lihat data baharu tentukan sama ada perlu ubah atau tidak". Jenis berprinsip mendapat sesuatu yang boleh dilaksanakan, jenis fleksibel mengekalkan ruang untuk penyesuaian.

Peranan dan perkara yang mudah mencetuskan konflik bagi empat jenis dalam mesyuarat

Setiap jenis mempunyai fungsi yang tidak boleh digantikan, masalahnya hanyalah sama ada ia digunakan pada peringkat yang betul.

• Penganalisis (NT): Bertanggungjawab mentakrifkan masalah dengan jelas, memecahkan andaian yang tidak kukuh; perkara yang mudah mencetuskan konflik ialah membawa perbincangan ke dalam perincian yang terlalu mendalam, atau membuatkan orang berasa seperti sedang mencabar dan bukannya menjelaskan
• Diplomat (NF): Bertanggungjawab memberi perhatian kepada siapa yang masih belum bercakap, menterjemah perbezaan pendapat kepada bahasa yang difahami oleh kedua-dua belah pihak; perkara yang mudah mencetuskan konflik adalah demi menjaga atmosfera sehingga membuatkan kesimpulan menjadi kabur
• Penjaga (SJ): Bertanggungjawab Menukar Keputusan Menjadi Aliran Kerja dan Jadual Waktu yang Boleh Dilaksanakan; perkara yang mudah mencetuskan konflik adalah Terlalu Awal Menggunakan Pendekatan Sedia Ada untuk Menolak Cadangan Baharu
• Sang Penjelajah (SP): Bertanggungjawab membawa perbincangan kembali ke dunia nyata, mengemukakan tindakan kecil yang boleh diuji pada Kuda; perkara yang mudah mencetuskan konflik ialah hilang kesabaran terhadap perancangan jangka panjang, sehingga kelihatan seperti sedang memotong cakap orang lain

Format mesyuarat yang boleh digunakan oleh keempat-empat jenis

Prinsip reka bentuk format ini adalah dengan mengasingkan empat perkara yang saling mengganggu antara satu sama lain, dan bukannya menuntut sesiapa pun mengubah ritma diri sendiri. Mesyuarat selama sejam biasanya dibahagikan begini.

• Sehari Sebelum Mesyuarat: Agenda dan Data Latar Belakang Dikeluarkan, Menandakan Item yang Mana Memerlukan Keputusan (Menjaga Cenderung Introvert dan Cenderung berprinsip)
• 5 Minit Pertama: Pengerusi Menjelaskan dengan Jelas Apa yang Perlu Dihasilkan Hari Ini, Serta Perkara yang Tidak Dibincangkan Hari Ini
• 15 Minit Seterusnya: Hanya Menjana Idea Tanpa Penilaian, Mengisytiharkan Dengan Jelas Bahawa Bahagian Ini Tidak Membincangkan Kebolehlaksanaan
• 25 Minit Seterusnya: Menumpukan Perhatian. Tidak Menambah Idea Baharu, Bertanya Item demi Item "Sebab Paling Kebarangkalian Gagal"
• 10 Minit Terakhir: Menetapkan Siapa yang Melakukan Apa, Bila, Serta Masa Semakan Semula untuk Kesimpulan Sementara
• Dalam Masa 24 Jam Selepas Mesyuarat: Membuka Penambahan Bertulis, Menerima Pendapat Yang Tiada Peluang Disuarakan Di Tempat Kejadian

Dua tabiat hos yang paling perlu diubah

Pertama ialah jangan menggunakan kesunyian sebagai tanda bersetuju. Terdapat pelbagai jenis keadaan senyap di dalam mesyuarat, mungkin sedang berfikir, mungkin tidak bersetuju tetapi tidak mahu bercakap, atau mungkin berasa cakap pun tiada guna. Tetap Bertanya sekali dan tunggu sehingga penuh sepuluh saat, maklumat yang diperoleh akan jauh berbeza.

Kedua ialah melafazkan "apa yang tidak dibincangkan hari ini". Kebanyakan mesyuarat hilang fokus bukan kerana ada orang bercakap merapu, tetapi kerana skop tidak pernah ditetapkan. Menyatakan batasan diri dengan jelas dalam masa tiga saat pada permulaan, masa yang dijimatkan biasanya adalah setengah jam.

Satu lagi amalan kecil yang berkesan: resolusi ditulis di tempat yang boleh dilihat oleh semua orang di situ. Selepas ditulis, jurang kognitif akan serta-merta muncul - banyak perkara yang disangka telah dipersetujui, hanya mendapati kefahaman kedua-dua belah pihak adalah berbeza pada detik ia ditulis.

batas yang perlu diperjelaskan

Antara faktor yang mempengaruhi kualiti mesyuarat, budaya organisasi, gaya ketua, sama ada maklumat mencukupi, dan sama ada mesyuarat mempunyai kuasa membuat keputusan yang sebenar, setiap satu daripadanya mungkin lebih besar berbanding jenis personaliti ahli.

Tujuan artikel ini adalah untuk menyediakan satu set amalan yang boleh disesuaikan di tempat kejadian, dan bukannya digunakan untuk melabelkan siapa yang sukar diajak berkomunikasi. "Dia adalah jenis ini sebab itu suka mencabar" dan "Saya adalah jenis ini sebab itu tidak mahu bersuara", kedua-dua ayat ini adalah tindakan melepaskan tanggungjawab.

Jika mesyuarat tidak berkesan dalam jangka masa panjang, dan semua orang tidak berani mengemukakan pendapat sebenar, maka perkara yang perlu diuruskan ialah rasa selamat dan bukannya proses. Tiada siapa yang akan bercakap benar di tempat yang akan dihukum, tidak kira betapa tersusunnya agenda disusun.